lunduniversity.lu.se

Praktiskt och administrativt

Doktorandtillvaron kantas av organisatoriska system, praktiska rutiner, administrativa frågor och olika ansvariga personer. Det är omöjligt att lista allt i ett sådant här dokument, nya problemställningar knutet till byråkratin kommer ständigt att dyka upp. Alldeles i början av forskarutbildningen blir mötet med alla system särskilt påtagligt. Här är en kort presentation av några av de viktigaste (roller här under och system till höger).

Det kan vara bra att känna till vilka personer/roller som på olika sätt kan vara behjälpliga i relation till det administrativ. Se listan till höger för information om de olika datasystem som du behöver använda som LU-anställd.

  • I första hand finns handledare som har kunskap om det mesta som rör utbildningen.
  • Studierektorn för forskarutbildningen kan man vända sig till gällande administrativa utmaningar, men också alla andra typer av frågor som man inte kan/vill ta med handledarna.
  • Prefekten har det övergripande personalansvaret på institutionen och det är också hen som man har utvecklingssamtal med som doktorand. Här är det viktigt att understryka att upplevda problem i relation till handledare, kollegor, ledning, annan person eller företeelse kan tas upp med studierektor eller prefekt när som helst.
  • Personalsamordnarna på Institutionsservice är behjälpliga med frågor som rör anställning, exempelvis, frågor om lön och skatt, intyg av olika slag, personliga utlägg, uppehållstillstånd, etc.
  • Studieadministratören vänder man sig till med frågor rörande ladokregistreringar.
  • Dessutom finns ett skyddsombud på institutionen som man vänder sig till om man upplever problem relaterade till arbetsmiljön (fysisk och psykosocial).
  • För HT-doktorander är även fakultetskoordinatorn en viktig person i alla typer av anställnings- och utbildningsfrågor. Därutöver kan nämnas att de två studierektorerna för grundutbildningen har man kontakt med när man undervisar – eller vill undervisa.

Möten och sammankomster

Doktorandkollektivet är en viktig grupp på institutionen. Därför är de också representerade i institutionens främsta beslutande organ, institutionsstyrelsen. Doktoranderna utser själva vem som ska vara deras representant. Ett annat av institutionens fora är handledarkollegiet. Det är doktorandhandledare som träffas två gånger per termin för att diskutera frågor som rör forskarhandledning och forskarutbildning. Handledarkollegiet kan bereda ärenden, men den har ingen formell beslutanderätt. Också i denna grupp finns en plats till förfogande för en av doktorandgruppen utsedd doktorandrepresentant.

Utöver dessa fora kallar studierektorn för forskarutbildningen till cirka två doktorandmöten per termin. Dagordningen brukar vara tämligen öppen och formas efter gruppens önskemål. En fast punkt på dagordningen är information och nyheter från fakulteter och institution. Det är också vid dessa möten som doktorandrepresentanter till institutionsstyrelse och handledarkollegium brukar utses.

Det har periodvis funnits andra doktorandsammankomster, exempelvis regelbundna gemensamma frukostar eller liknande. Dessa informella träffar har anordnats av doktoranderna själva. Från institutionens sida uppmuntras den typen av samvaro. Inte minst för att doktorandtillvaron lätt kan upplevas som ensam, och att då få dela ljusglimtar och ventilera dilemman kan ha ett mycket stort värde.

Administrativa system

  • Primula är LU:s löneadministrativa system. Registrering sker vis anställningen. Problem? Doktorander i retorik och mediehistoria kontaktar HT:s fakultetskoordinator och doktorander i MKV kontaktar KOM:s prefekt. Primula används även för semester- och ledighetsansökan.
  • Lucat är alla administrativa systems moder. Lucat möjliggör mailadress, personlig webbsida,  bibliotekskonto och LU-kort. Lucat-identiteten genereras automatiskt i samband med anställning.
  • LU-kortet märkt ”employee” fungerar som passerkort (till egna kontoret, kopieringsapparater och skrivare, förråd och lärosalar) och bibliotekskort.
  • Ladok är du även som doktorand knuten till, ett nationellt system för dokumentation av alla studier. Registrering kan göras via Studentportalen.
  • Lupin/Proceedo är det ekonomiska inköps- och faktureringssystemet, varifrån man t. ex. köper böcker och resor samt godkänner fakturor.
  • LUCRIS är LU:s forskningsportal där alla typer av forskningsaktiviteter ska registreras. Se denna lathund (PDF)för hur man registrerar sina olika forskningsaktiviteter.

STYRNING OCH REGLERING